Términos del servicio

1. Términos y condiciones del servicio Xalary

1. Partes y objeto. Estos términos regulan el uso de Xalary, un servicio en la nube de gestión de nómina y recursos humanos conforme a la legislación dominicana. Lo presta TOURISTIC LAB LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en Wyoming (EE. UU.), con domicilio en 2 S Biscayne Boulevard, Suite 3200-7184, Miami, FL 33131 («Xalary»). El «Cliente» es la persona física o jurídica que crea la cuenta, para sí o para las empresas cuya nómina gestiona. Al darse de alta, el Cliente acepta estos términos y el Anexo de tratamiento de datos.

2. Cuenta y usuarios. El Cliente es responsable de los usuarios que invita, de los permisos que les da y de la confidencialidad de sus accesos. Debe avisar sin demora a Xalary de cualquier uso no autorizado. Si gestiona empresas de terceros (por ejemplo, un despacho contable), declara tener la autorización de esas empresas para cargar y tratar sus datos.

3. Prueba gratuita. La cuenta nueva tiene 30 días de prueba sin tarjeta. Al terminar, para seguir usando el servicio el Cliente debe registrar un medio de pago; si no lo hace, la cuenta queda suspendida en las condiciones de la cláusula 7.

4. Precio. El precio publicado en xalary.net/precios tiene dos partes, en dólares estadounidenses y por escalones marginales: una cuota mensual por cada empresa activa y un importe por cada empleado facturable. Es empresa activa la que no está archivada. Es empleado facturable cada persona con al menos un volante en una quincena pagada o cerrada del mes, contada una sola vez aunque figure en varias empresas del Cliente. A partir de diez empresas el precio puede pactarse por separado.

5. Facturación y pago. Xalary emite una factura el día 5 de cada mes con dos conceptos: las empresas activas del mes en curso, por adelantado, y los empleados facturables del mes anterior, a mes vencido. Una empresa creada o reactivada a mitad de mes se factura en proporción a los días restantes, en la factura siguiente. Archivar una empresa no da derecho a reembolso; deja de facturarse desde el mes siguiente. El cobro se hace automáticamente al medio de pago registrado, a través del procesador de pagos de Xalary. Los impuestos que correspondan se añaden según la normativa aplicable.

6. Empresas archivadas. El Cliente puede archivar una empresa en cualquier momento. Una empresa archivada conserva todos sus datos en consulta, pero no admite nómina, ponchado ni acceso de sus empleados a la app. Puede reactivarse cuando el Cliente quiera.

7. Impago y suspensión. Si un cobro falla, Xalary lo comunica por correo y concede 7 días para regularizarlo, durante los cuales el servicio sigue funcionando. Pasado ese plazo sin pago, el servicio queda suspendido: el Cliente solo puede consultar sus datos en pantalla, sin descargar documentos ni archivos (incluidos volantes, el archivo de autodeterminación de la TSS y el de pago al banco), y la app de los empleados y los kioscos de ponchado quedan desactivados. Al pagar lo adeudado, el servicio se reactiva de inmediato. Durante la suspensión el Cliente sigue siendo el único responsable de sus obligaciones frente a la Tesorería de la Seguridad Social, la Dirección General de Impuestos Internos y sus empleados; Xalary se lo recuerda antes de suspender.

8. Baja. El Cliente puede darse de baja en cualquier momento desde la aplicación. Al confirmarla se cobra la factura final, que incluye los empleados facturables pendientes; la pantalla de baja muestra el importe antes de confirmar. Pagada la factura final, el Cliente dispone de 60 días para exportar todos sus datos; después, la cuenta queda 12 meses en solo consulta y, pasado ese plazo, los datos se eliminan con aviso previo de 30 días. Si la factura final no se paga, se aplica la cláusula 7 hasta su pago, y desde entonces corren los plazos anteriores. Xalary puede terminar el servicio por incumplimiento grave del Cliente con aviso de 15 días, respetando estos mismos derechos de exportación.

9. Obligaciones del Cliente. El Cliente se obliga a: (a) revisar y aprobar cada nómina antes de pagarla y declararla; (b) cargar datos ciertos y con base legal suficiente; (c) informar a sus empleados del uso de Xalary y del tratamiento de sus datos; (d) ofrecer otro método de registro de asistencia (reloj o planilla) a quien no acepte usar la app; (e) antes de activar la ubicación al ponchar, informar por escrito a sus empleados y confirmarlo en la aplicación; y (f) no usar el servicio para fines ilícitos.

10. Cálculos y responsabilidad. Xalary calcula conforme a los parámetros legales vigentes (TSS, ISR, regalía, prestaciones y demás), que mantiene actualizados con su fecha de vigencia. El Cliente es responsable de revisar los resultados y de lo que paga y declara. Si un error de cálculo es atribuible a Xalary, Xalary lo corrige sin coste y colabora en su regularización. Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total de Xalary se limita al importe pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que la origine, y no alcanza el lucro cesante ni los daños indirectos.

11. Disponibilidad y soporte. Xalary procura que el servicio esté disponible de forma continua, pero no garantiza que no haya interrupciones. Las paradas programadas se avisan con antelación. El soporte se presta por correo electrónico en días laborables.

12. Propiedad intelectual y datos. El software, la marca y los contenidos de Xalary son de TOURISTIC LAB LLC. Los datos que el Cliente carga son del Cliente: Xalary solo los usa para prestar el servicio, según el Anexo de tratamiento de datos. Xalary puede usar cifras agregadas y anónimas del uso del servicio, que no permitan identificar a ninguna persona ni empresa.

13. Confidencialidad. Cada parte guardará reserva sobre la información no pública de la otra que conozca por el servicio, durante su vigencia y después.

14. Datos de los usuarios de la cuenta. Los datos de los usuarios de la cuenta (nombre, correo, rol) y los de facturación los trata TOURISTIC LAB LLC como responsable, para prestar el servicio, facturar y comunicarse con el Cliente, con los derechos de la Ley 172-13 ejercitables en privacidad@xalary.net.

15. Cambios. Xalary puede modificar estos términos o sus precios avisando por correo con 30 días de antelación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede darse de baja antes de que entren en vigor.

16. Comunicaciones electrónicas. Las partes aceptan la validez de la contratación, los avisos y las facturas por medios electrónicos, conforme a la Ley 126-02 sobre comercio electrónico, documentos y firmas digitales.

17. Ley aplicable y jurisdicción. Estos términos se rigen por las leyes de la República Dominicana. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales del Distrito Nacional.

18. Contacto. Soporte y facturación: soporte@xalary.net; datos personales: privacidad@xalary.net.

2. Anexo · Acuerdo de tratamiento de datos

Forma parte de los Términos y regula el tratamiento que Xalary hace, por cuenta del Cliente, de los datos personales de los empleados y demás personas que el Cliente carga en el servicio, conforme a la Ley 172-13 de protección de datos de carácter personal.

1. Papeles. El Cliente es el responsable del tratamiento: decide qué datos se cargan y para qué. TOURISTIC LAB LLC es la encargada: los trata solo por cuenta del Cliente y para prestar el servicio.

2. Datos y finalidades. Datos de identificación y contacto, laborales (contrato, puesto, jornada, salario), de nómina y seguridad social, bancarios para el pago, de asistencia (marcajes y, si el Cliente lo activa, la ubicación en el instante del ponchado y un código de instalación de la app), de vacaciones, licencias y préstamos. Finalidades: calcular y pagar la nómina, cumplir las obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social del Cliente, controlar la asistencia y prevenir el fraude en ella, y dar al empleado acceso a sus propios datos.

3. Instrucciones. Xalary trata los datos solo siguiendo las instrucciones del Cliente, que son las que resultan del uso del servicio y de estos Términos. No los usa para fines propios ni los cede a terceros, salvo obligación legal.

4. Confidencialidad y seguridad. Las personas de Xalary con acceso a los datos están obligadas a guardar secreto. Xalary aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas: cifrado de las comunicaciones, separación estricta de los datos de cada Cliente y de cada empresa, control de accesos por rol, registro de auditoría de las acciones con efecto legal o económico y copias de seguridad del proveedor de base de datos.

5. Subencargados. El Cliente autoriza a Xalary a usar estos proveedores, que tratan datos solo para prestar el servicio: Convex (base de datos y aplicación), Vercel (alojamiento), Resend (envío de correos), Stripe (cobros, solo datos de facturación del Cliente) y los servicios de avisos de Google y Apple (transporte de avisos al móvil, sin importes ni datos de la ficha). Xalary avisará con 30 días de antelación de cualquier cambio; si el Cliente se opone con motivo fundado, puede darse de baja sin penalización.

6. Transferencias internacionales. Los datos se alojan en servidores de esos proveedores en los Estados Unidos. Xalary exige a sus proveedores garantías de seguridad adecuadas, y el Cliente informa de ello a sus empleados mediante el aviso de privacidad de la app.

7. Derechos de las personas. Las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u oposición las resuelve el Cliente. Si Xalary recibe una, la reenvía al Cliente en un máximo de 5 días hábiles y le ayuda a atenderla con las herramientas del servicio.

8. Incidentes de seguridad. Si Xalary detecta un acceso no autorizado o una pérdida de datos del Cliente, se lo comunica sin demora, y en todo caso en un máximo de 72 horas desde que lo conoce, con la información disponible y las medidas adoptadas, y colabora en las comunicaciones que el Cliente deba hacer.

9. Devolución y supresión. Al terminar el servicio, y pagada la factura final, el Cliente puede exportar todos sus datos durante 60 días. Después se conservan 12 meses en solo consulta y se eliminan con aviso previo de 30 días, salvo que la ley obligue a conservarlos. El Cliente puede pedir la eliminación anticipada. Las copias de seguridad se sobrescriben en los ciclos ordinarios del proveedor.

10. Verificación. Xalary facilitará al Cliente, cuando lo pida de forma razonable y con aviso previo, la información necesaria para comprobar que cumple este anexo.